Checklist en advies voor het oprichten van een stichting

(Wil je eerst meer weten over rechtsvormen voor vrijwilligersorganisaties? Lees dan dit artikel)

Een stichting wordt opgericht door middel van een notariële akte. In de akte staan de statuten van de stichting. De statuten zijn de interne regels. Hieronder volgende de checklist en advies voor het oprichten van een stichting.

Onderwerpen die je moet regelen in de statuten van de stichting

Ga ervan uit dat je de stichting zo eenvoudig mogelijk wil organiseren. De notaris heeft eigen modelstatuten waar je bepaalde informatie voor moet aanleveren. Hieronder vind je een checklist voor die informatie. Het is belangrijk dat je hier tevoren over nadenkt.

1. Bedenk een naam voor de stichting

Stichting [naam van de stichting]

Let op: Veel namen bestaan al. Heb je een passende naam bedacht, ga dan op onderzoek uit via google. Je bekijkt dan

1. of een andere stichting of bedrijf een vergelijkbare naam al gebruikt (en zorg dat je ‘m ook op verschillende manieren spelt/schrijft) EN
2. de activiteiten van deze stichting of het bedrijf vergelijkbaar zijn met de activiteiten van je eigen stichting.

Is dit het geval, dan kun je de naam die je hebt bedacht niet gebruiken. Je moet dan op zoek naar iets anders.

2. Zetel: Waar is je stichting gevestigd?

Arnhem [of andere woonplaats als daar de zetel is]

3. Doelstelling(en): Waar staat je stichting voor? Een doelstelling kan uit meerdere doelen bestaan. Ook is het goed om aan te geven hoe je de doelstelling wil bereiken, hoe je het aan gaat pakken.

De stichting heeft ten doel om zonder winstoogmerk:

1. [omschrijving van de 1^e doelstelling. Deze kan uit meerdere doelen bestaan]. Dit onder meer door …….. [schrijf hier op hoe je dit voor elkaar wilt krijgen].
2. [omschrijving van de 2^e doelstelling. Deze kan uit meerdere doelen bestaan]. Dit onder meer door …….. [schrijf hier op hoe je dit voor elkaar wilt krijgen].
3. [Enzovoort… als er meer dan twee doelstellingen zijn].
4. Financiële middelen of andere steun te verwerven om dit te kunnen realiseren.
5. Al het andere te doen dat daarmee rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord.

Bestuursleden van de stichting, afspraken en regelingen

• Drie bestuursleden heeft de voorkeur. Het mogen ook meer of minder bestuursleden zijn, maar tenminste één. Bestuursleden worden benoemd door het bestuur zelf. Bij oprichting staan de bestuursleden in de oprichtingsakte. Bestuursfuncties: voorzitter, secretaris en penningmeester. Een bestuurslid kan meerder functies vervullen, dus bijvoorbeeld secretaris en penningmeester.

• Maak afspraken over ontslag en schorsing door het bestuur. Bij drie bestuursleden heb je een besluit met 2/3 van de stemmen (gekwalificeerde meerderheid) en bij twee bestuursleden met algemene stemmen (dit heet unanimiteit).

• Zorg voor een regeling voor vervanging bij tijdelijk en definitieve afwezigheid van een bestuurslid

• Het heeft de voorkeur dat bestuursleden geen vergoeding krijgen voor bestuurswerkzaamheden. Wel kunnen ze onkosten vergoed krijgen. Dit sluit ook aan bij de ANBI-voorwaarden.

5. Een raad van commissarissen is niet noodzakelijk

6. Leg de bevoegdheden van het bestuur vast in de akte

• Alle bevoegdheden bij het bestuur.

• Vertegenwoordiging van de stichting door het gehele bestuur, door twee aangewezen bestuursleden gezamenlijk of door één bestuurslid op basis van een volmacht.

7. Leg vast hoe de bestuursleden de besluiten nemen

• Advies is om ieder bestuurslid één stem te geven. Het bestuur neemt de meeste besluiten met meerderheid van stemmen (meer dan 50%)

• Leg daarnaast vast dat het bestuur bijzondere besluiten alleen met een gekwalificeerde meerderheid of met algemene stemmen kan nemen. Denk bij bijzondere besluiten bijvoorbeeld aan ontslag van een bestuurslid, wijziging statuten, ontbinding stichting of aanvragen faillissement

• Ook over niet geagendeerde onderwerpen kan het bestuur besluiten nemen, maar alleen als iedereen aanwezig is en met algemene stemmen

• Ook buiten vergadering kan het bestuur besluiten nemen, mits schriftelijk, met algemene stemmen en alleen als alle bestuursleden hun mening met elkaar hebben kunnen delen

• Neem een regeling op over besluitenvorming bij tegenstrijdig belang van bestuursleden met het belang van de stichting: het bestuurslid met een tegenstrijdig belang neemt niet deel aan het besluit waarin hij een tegenstrijdig belang heeft. Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben dan besluiten ze toch gezamenlijk en leggen ze de overwegingen om tot het besluit te komen schriftelijk vast.

8. Boekjaar en jaarrekening

• Het boekjaar is een kalenderjaar

• Laat de gebruikelijke bepalingen over opmaken en vaststelling jaarstukken opnemen in de statuten (geen accountantsverplichting en geen publicatieplicht)

9. Wijziging statuten

• Statutenwijziging vereist bestuursbesluit met gekwalificeerde meerderheid.

10. Ontbinding en vereffening

• Gebruikelijke bepalingen over ontbinding en vereffening. Batig saldo (geld wat over is na de ontbinding) moet worden besteed overeenkomstig het doel van de stichting en wanneer het een ANBI is, voor een ANBI met gelijksoortige doelstelling

11. Reglementen

• Het bestuur kan reglementen vaststellen voor het functioneren van het bestuur en eventueel in te stellen commissies, voor vaststelling en wijziging geldt gekwalificeerde meerderheid van stemmen.