Hoe organiseer je een evenement of project? Waar moet je rekening mee houden? Dit artikel is onderdeel van een reeks die zich richt op het plannen en organiseren van een evenement. Spreekt dit jou aan? Lees dan verder!
In dit artikel kijken we naar wat je nodig hebt om een evenement te organiseren. Waar moet je precies mee beginnen? Geen nood: van doelgroep tot locatie, van planning tot rolverdeling – hieronder gaan we alles stap voor stap langs.
Wat voor evenement wil je organiseren?
Misschien heb je al gelijk allerlei ideeën: een ballenbak voor de kleintjes, een lopend buffet, powerpoint-presentaties en daarna een stand-up show…
Ideeën op zichzelf zijn niet verkeerd, maar een evenement met te veel verschillende onderdelen dreigt al snel uit elkaar te vallen! Zorg daarom dat je een duidelijk doel voor ogen hebt.
Is het om jouw initiatief te introduceren aan een groter publiek? Wil je mensen aansporen om vaker te participeren? Of is er een activiteit om aan deel te nemen?
Is het een eenmalig evenement of wordt het een terugkerende gebeurtenis? Dit kan invloed hebben op welke locaties aantrekkelijk zijn, maar ook financiële overwegingen. Wel of niet een spandoek laten drukken, bijvoorbeeld! Voor een eenmalige situatie voldoen misschien alleen flyers.
Gesproken over locaties: probeer het eens bij een wijkcentrum of buurthuis. Dat kan een stuk voordeliger uitpakken dan de vergaderzaal van een hotel afhuren. 😉
Stadskrachtarnhem.nl is nog druk bezig met een lijst samenstellen van buurthuizen en wijkcentra in en om Arnhem, maar in de tussentijd is hierover informatie te vinden via arnhem.makelpunt.nl.
Wie is je doelgroep?
Misschien een beetje voor de hand liggend, maar het is belangrijk om te weten wie je wilt aanspreken. Natuurfanaten, ouders, de lokale jeugd… Verschillende mensen bereik je op verschillende manieren.
Nu we het erover hebben, hoeveel mensen wil je zien verschijnen bij jouw evenement? Het verschil tussen tien en vijftig personen is aanzienlijk!
Alleen of samen?
Bedenk je het evenement alleen of ga je het ook zelf managen? Hoe dan ook scheelt het als er hulptroepen zijn. Worden dat familieleden en vrienden, of toch liever vrijwilligers? En waar haal je die vandaan?
Op dat laatste is gelijk antwoord te geven. Via de website van Vrijwilligerscentrale Arnhem is het mogelijk een vacature te plaatsen voor vrijwilligers om te helpen bij jouw evenement.
Heb je meer vragen over waar je op moet letten wanneer je met vrijwilligers gaat werken? Hier is een reeks artikelen die precies daarover gaat! Werving, motivaties, afspraken en risico’s… Er komt van alles aan bod!
Als het om vrienden en familie gaat: zorg dat het mensen zijn waar je op kunt vertrouwen dat ze ook daadwerkelijk gaan doen wat je van ze vraagt. Vraag daarom ook niet te veel van iemand.
Het kan zijn dat iemand zich verplicht voelt om te helpen terwijl diegene daar wellicht geen tijd voor heeft – puur omdat ze familie van je zijn of goed bevriend. Zorg dat je daar open en eerlijk over kunt praten met elkaar. Op die manier kun je teleurstellingen en frustraties voorkomen.
Waar moet je rekening mee houden?
Hoe vroeger je begint met plannen, hoe beter! Trek er minstens drie maanden voor uit, maar een half jaar is ook geen gek idee. Organiseren kost meer tijd dan je in eerste instantie denkt nodig te hebben.
Zorg dat de locatie ruim op tijd geregeld is, en eventueel een backup-locatie. Niets is vervelender dan een week vantevoren erachter komen dat alles klaarstaat (inclusief de mensen!) maar er geen plek is waar alles kan plaatsvinden.
En dan is er het budget. Niet het leukste onderdeel van het organiseren maar wel belangrijk! Hoeveel geld is er om dit evenement te regelen? Zijn er sponsors te vinden?
Wellicht is het mogelijk om een subsidie aan te vragen bij de gemeente. Kijk op de website arnhem.nl om te zien of jouw initiatief in aanmerking komt voor een subsidieregeling, of kijk op onze fondsen en subsidies overzicht pagina!
Het begin van jouw draaiboek!
Het is handig om al deze informatie te noteren en bijhouden tijdens de rest van het plannen. Hiermee begint jouw draaiboek voor het evenement. In het draaiboek kun je onder meer het programma, de taakverdelingen, en alle nodige details vastleggen. Een fijn hulpmiddel om de chaos in bedwang te houden. 😉
Download hier ons voorbeeld draaiboek!
Volgende keer: De Uitvoering
Heb jij nog een tip of goed idee? Laat het ons weten in de comments!
Kom je er niet uit?
Geen paniek. Neem contact met ons op, we helpen je graag verder!
Stadskracht is er voor burgerinitiatieven en vrijwilligersorganisaties en ondersteunt, deelt kennis en verbindt. We staan naast je en gaan samen met jou op weg. We weten wat er in Arnhem mogelijk is en hoe het werkt. We helpen je verder en laten niet los tot het is opgelost.
Wil je meer weten over de mensen achter Stadskracht Arnhem, wat we doen en wat we voor je kunnen betekenen? Bekijk de pagina ‘Over ons’.
Regelmatig een dosis inspiratie en informatie in je inbox? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!
Foto door Hugo Rocha via Unsplash
