Hoe organiseer je een evenement of project? Waar moet je rekening mee houden? Dit artikel is onderdeel van een reeks die zich richt op het plannen en organiseren van een evenement. Spreekt dit jou aan? Lees dan verder!
In het vorige artikel hebben we gekeken naar hoe je de promotie van jouw evenement of project kunt aanpakken. Maar weten hoe en weten wanneer zijn twee verschillende dingen! Daarom kijken we vandaag naar de timing van een promotiecampagne.
Tijdlijnen
Voordat het evenement kan plaatsvinden moet je weten wanneer alles af is – en daar zijn doorlooptijden en aanleverdata voor nodig. Deze informatie gebruik je om een tijdlijn mee te maken. Die tijdlijn schept duidelijkheid voor iedereen die bij het project betrokken is, en maakt het makkelijker om de juiste deadlines te stellen.
Een tijdlijn begint met een projectplan en eindigt met de evaluatie. Er zijn daarin verschillende stappen, en het ziet er ongeveer zoals bovenstaande uit.
Maak een lijstje met daarop alles dat moet gebeuren. Kijk vervolgens naar de meest logische gang van zaken hierin. Je kunt bijvoorbeeld moeilijk een flyer maken als je nog niet weet op welke locatie het evenement gegeven wordt, en koekjes drie maanden van tevoren inslaan is wellicht wat overdreven. Dan kun je voor jezelf nagaan: eerst een locatie regelen, dan de flyers printen, en niet al te lang voor het evenement naar de supermarkt voor de koekjes!
Hou er rekening mee dat de doelen die jij stelt haalbaar zijn. Is er genoeg tijd om alles uit te voeren? En wanneer moet alles precies gebeuren? Zorg dat je het niet te krap inplant. Zo kun je voorkomen dat je de avond van te voren nog tot diep in de nacht door moet werken om alles rond te krijgen!
Deadlines
Als je een tijdlijn hebt, krijg je ook te maken met deadlines. Een deadline houdt in dat dat het moment (of de dag) is waarop een taak gedaan moet zijn. Als dat niet gebeurt, dan kom je gemakkelijk in de knoei met de planning.
Er zijn zachte en harde deadlines. Dit houdt in dat als een zachte deadline niet gehaald is, er geen man overboord is als het bijvoorbeeld iets later af is. Neem bijvoorbeeld het inkopen van de koekjes: als dat op zaterdag niet is gebeurd, en het evenement is op maandag, dan kun je dus nog op zondag de inkopen doen – al is dat misschien niet ideaal.
Een harde deadline, daarentegen, is een moment waarop iets echt af moet zijn omdat als dat niet gebeurt het project in de problemen komt. Denk aan het aanleveren van de digitale bestanden voor een flyer bij de drukker: als dat niet op tijd gebeurt, kan de drukker de flyers niet printen, en worden de flyers niet op tijd geleverd. Dat kan de planning behoorlijk verstoren!
Het is goed om bij jezelf na te gaan welke deadlines er zijn voor jouw evenement, en welke daarvan zijn hárde deadlines?
Promotie Timing
Zoals men in het Engels zegt: Timing is Everything. Wanneer je jouw promoties plaatst is super belangrijk! Plaats je ze te laat, dan loop je de kans dat mensen niet kunnen komen omdat ze al andere dingen geplanned hebben, of dat ze het te laat pas zien – gesteld al dat ze interesse hebben.
Plaats je je promoties te vroeg, dan loop je de kans dat men interesse verliest voordat jouw evenement plaats vindt. Vandaar dus dat timing zo’n belangrijke rol speelt bij het promoten.
Over het algemeen raadt men aan om tussen de 3 en de 6 maanden voor het evenement plaatsvindt te beginnen met de promotie. Zorg dat je genoeg informatie hebt om te delen vanaf het moment dat je het evenement hebt aangekondigd tot het evenement zelf: zo blijven mensen op de hoogte en zullen ze jou niet snel uit het oog verliezen!
In dit artikel op asana.com legt men uit hoe je met behulp van een programma als Asana een promotie plan kun maken. Asana kan gratis gebruikt worden door teams tot 15 personen.
De Afronding
Nog een onderdeel om rekening mee te houden is de afronding van jouw evenement of project. Daarmee bedoelen we niet het afsluiten op de dag zelf, maar liever gezegd de nabespreking. Hoe is het allemaal verlopen? Kwam de timing goed uit? Zijn er nog dingen die opgevolgd moeten worden, zoals bijvoorbeeld openstaande facturen? Wat valt er verder nog te evalueren?
Om je hierbij te helpen hebben we hiervoor een checklijst gemaakt in onze gratis draaiboek PDF!
Het doel van deze lijst is om te voorkomen dat er dingen over het hoofd worden gezien of vergeten. Natuurlijk zal wat je precies nodig hebt verschillen per project, maar onze voorbeelden kunnen je een leidraad bieden.
Ook vind je in ons draaiboek voorbeelden van vragen die je kunt behandelen tijdens de evaluatie. Het is altijd een goed idee om na afloop te reflecteren op hoe het is gegaan. Zo krijg je een beter idee van wat je een volgende keer kunt herhalen, en wat je wellicht anders wilt aanpakken!
Op zoek naar meer informatie?
Hier is een link naar de andere artikelen in deze reeks. Met alle onderdelen waar we het over hebben gehad kun je een aardig eind op weg komen!
Heb je nog meer of specifieke vragen? Stel ze in de comments!
Kom je er niet uit?
Geen paniek. Neem contact met ons op, we helpen je graag verder!
Stadskracht is er voor burgerinitiatieven en vrijwilligersorganisaties en ondersteunt, deelt kennis en verbindt. We staan naast je en gaan samen met jou op weg. We weten wat er in Arnhem mogelijk is en hoe het werkt. We helpen je verder en laten niet los tot het is opgelost.
Wil je meer weten over de mensen achter Stadskracht Arnhem, wat we doen en wat we voor je kunnen betekenen? Bekijk de pagina ‘Over ons’.
Regelmatig een dosis inspiratie en informatie in je inbox? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!
Foto door Claudio Schwarz via Unsplash
