Subsidie aanvragen – hoe pak je dat aan?

Je hebt een idee voor een project en wil hiervoor subsidie aanvragen, bijvoorbeeld bij de gemeente Arnhem. Dan is het handig om te weten hoe het aanvraagproces werkt en waar je op moet letten. In dit artikel helpen we je met subsidie aanvragen – hoe pak je dat aan?

1. HET IDEE

Een subsidieaanvraag begint met een goed idee. Dat idee werk je verder uit door de visie achter het project en het projectdoel te beschrijven. Wat is het belang van het project en hoe past het binnen het beleid? Wat wil je met het project bereiken en hoe wil je dat gaan doen? Stel daarnaast een globale begroting op van de kosten en de (eventueel) aanvullende inkomsten. Een projectplan schrijven doe je zo.

Hulp bij je idee?
Soms kun je nog wat hulp gebruiken bij het verder uitwerken van je idee. Hiervoor kun je onder andere terecht bij de Ideeënmakelaars en de Adviesbrigade. In het artikel Hulp bij jouw initiatief lees je meer over welke partijen je kunnen helpen.

2. INVENTARISATIE SUBSIDIEMOGELIJKHEDEN

De volgende stap is het inventariseren van de subsidiemogelijkheden. 

Zelf zoeken op internet
Via een zoekmachine zoals google kun je op internet zoeken naar subsidies, bijvoorbeeld ‘subsidie gemeente Arnhem’. Het artikel Fondsen en subsidies bevat een overzicht van fondsen en subsidies die mogelijk je initiatief kunnen ondersteunen.  Hiermee kun je zelf ook al een beeld krijgen van een eventueel passende subsidie. Tips voor het aanvragen van een fonds lees je hier.

Contact met stakeholders
Voordat je daadwerkelijk een subsidieaanvraag indient, is het goed om contact te hebben met stakeholders. Dit zijn partijen die een rol spelen in het onderwerp van je project. Heeft je project bijvoorbeeld betrekking op jongeren, dan kun je met Jongerenwerk afstemmen of er sprake kan zijn van samenwerking en of je project een aanvulling is op wat zij al doen. 

Gemeente Arnhem
Binnen de gemeente Arnhem zijn verschillende afdelingen waarmee je afstemming dient te hebben over de subsidiemogelijkheden:

• Teams Leefomgeving (TLO) om na te gaan of het project past binnen de Arnhemse stads- en/of wijkvisie . Zij kunnen ook aangeven welke partners benodigd zijn, c.q. zouden moeten aanhaken. Het kan zijn dat je project meerdere wijken overstijgt, oftewel ‘bovenwijks’ is.  TLO helpt je dan om de juiste contactpersoon te vinden bij de kernorganisatie;

• Nadat TLO akkoord is, neem je contact op met het subsidiebureau van de gemeente Arnhem. Zij inventariseren de subsidiemogelijkheden. Het gaat dan niet alleen om subsidies waarbij de gemeente Arnhem subsidieverstrekker is, maar ook om subsidies van andere partijen; 

• Als duidelijk is welke subsidie van toepassing is, neem je contact op met de contactpersoon van de subsidieverstrekker. Je licht dan mondeling je project toe en kunt peilen of indiening van een subsidieaanvraag zinvol / haalbaar is. Ook kijk je samen of het project voldoende aansluit bij de doeleinden van de subsidieverstrekker. Eventueel kun je je projectdoel nog bijstellen. Let in deze fase ook op wat de subsidievoorwaarden zijn en of je daaraan kunt voldoen.

3. AANVRAAG SUBSIDIE

Voor de subsidieaanvraag stel je een projectplan en separate begroting op in het format van de subsidieverstrekker, of in eigen format. Hierbij is het belangrijk om goed de subsidievoorwaarden te verwerken in het projectplan.  

Soms wordt in de subsidievoorwaarden om een accountantsverklaring gevraagd. Neem het bedrag van de accountantskosten dan mee in de begroting.

4. VERANTWOORDING SUBSIDIE

In de meeste gevallen zal de subsidieverstrekker vragen om een verantwoording over de activiteiten, resultaten en gedane uitgaven op te sturen. In ieder geval na afloop van het project, maar soms wordt er ook tussentijds al om een rapportage gevraagd. Let dus goed op de vereisten.

Projectadministratie
Na beschikking of bevestiging van de subsidie door de subsidieverstrekker, richt je een projectregistratie in die gekoppeld is aan de financiële administratie. Hierin worden budget, inkomsten en uitgaven geregistreerd en gemonitord. Eventuele afwijkingen worden toegelicht. Let hierbij op wat de subsidievoorwaarden zijn. 

Accountantsverklaring vereist?
De verantwoording na afronding van het project bestaat uit een inhoudelijk verslag en een financiële verantwoording. Deze dien je in bij de subsidieverstrekker. Eventueel moet er een accountantsverklaring worden bijgevoegd. Dit staat vermeld in de subsidievoorwaarden. 

Tip
Nodig de subsidieverstrekker uit voor een rondleiding en/of toelichting op het projectresultaat. Hiermee kun je een goed beeld geven van de activiteiten en het behaalde resultaat én het versterkt de onderlinge contacten. 

Vaak is in de subsidievoorwaarden ook een verplichting opgenomen om iets te publiceren of op een andere manier uiting te geven aan de naam van de subsidieverstrekker.